El trabajo en los archivos es una labor que se encuentra en una dinámica constante. La aplicación de procedimientos de organización, ordenación, descripción y, en algunos casos, la digitalización de conjuntos documentales, se realizan con el fin de poner a disposición del público la riqueza informativa de los expedientes que los conforman. Sin embargo, existen ocasiones en las que, a pesar de contar con archivos ya organizados, las prácticas inadecuadas en su manejo y control hacen necesario revisarlos para garantizar la integridad de su organización previa.
Un ejemplo claro es el Fondo documental del Instituto de Ciencias y Artes del Estado, organismo que es el antecedente inmediato de la Universidad Autónoma Benito Juárez de Oaxaca. Este archivo preserva la trayectoria académica, administrativa y cultural de la primera institución de educación superior en Oaxaca. En sus aulas se formaron distinguidos personajes oaxaqueños, quienes desempeñaron funciones significativas en las esferas políticas y sociales del estado y del país, tales como: Benito Juárez, Porfirio Díaz, Matías Romero, Manuel Dublán, Ignacio Mariscal, Emilio Pimentel, Aurelio Valdivieso, Ramón Pardo, entre otros.
Por la importancia de estos documentos para la historia de Oaxaca, personal asignado de la Biblioteca Fray Francisco de Burgoa, en colaboración con Adabi Oaxaca, realizó esfuerzos significativos para actualizar la organización y conservación de la documentación, teniendo como referente el tratamiento archivístico anterior realizado por Adabi de México, asociación que participó asesorando y operando en conjunto con el personal de la Biblioteca Burgoa en el trabajo de actualización. Dentro de las actividades llevadas a cabo en este proyecto, se enlistan las siguientes:
- Diagnóstico del Fondo que consistió en cotejar el contenido de la caja, de manera que los expedientes físicos correspondieran a lo indicado en la etiqueta.
- Confirmar que la clasificación existente coincidiera con el contenido del expediente, en caso contrario, se le asignó la clasificación correcta.
- El retiro de elementos metálicos de los documentos como clips, grapas, broches, etc.
- Se realizó la ordenación y resguardo de manera alfabética y cronológica, al mismo tiempo se levantó el inventario correspondiente a la documentación.
El resultado de esta tarea fue la revisión de un total de 531 cajas que contienen 8082 expedientes con una cronología de 1827 a 1954. Dentro del universo de la documentación del archivo podemos encontrar información de diversa índole, como el libro de actas fundacionales del Instituto, programas de estudio, exámenes de titulación, tesis, expedientes de alumnos, libros de usuarios de la biblioteca del Instituto, programas y convocatorias de eventos deportivos, conciertos, sesiones científico literarias, juegos florales, conferencias, concursos, inventarios del museo del Instituto, informes del observatorio meteorológico instalado en la escuela y muchos documentos más.
El inventario obtenido es el instrumento que permitirá el control y acceso a la información que resguarda esta histórica institución de nivel superior en el Estado, trabajo con el que se logra la disponibilidad para ser objeto de estudio.
