PRESERVANDO LA MEMORIA
El trabajo archivístico se ha profesionalizado a lo largo de varias décadas. Cada vez más reglamentado, requiere de mayor capacitación y estudio, de experiencia, interés y dedicación. Con el equipo formado en las filas de ADABI de México, concretado en la Coordinación de Archivos Civiles y Eclesiásticos que se ha enfocado en el rescate de la memoria escrita en el estado de Oaxaca, hemos pasado un año realizando rescates documentales y bibliográficos, organizando archivos municipales y parroquiales en el Istmo de Tehuantepec, la Sierra Norte, la Mixteca y los Valles centrales.
Todos los archivos tienen historias que contar, documentos valiosos que es necesario guardar, limpiar y registrar. Para lograr este objetivo, es necesario llevar a cabo varios procesos: clasificación, ordenación, resguardo, realización del inventario y, paralelamente, la conservación.
Clasificación: Es transcendental, porque determina el lugar de un documento en el ámbito total del archivo, que se diferencia en categorías de lo general a lo particular, desde fondo, sección y serie, añadiendo el año o años extremos del documento o expediente. Este proceso es el que permite darle estructura al archivo, conocer las funciones y actividades de la institución pública o privada, civil o eclesiástica, además de conocer la información que sirve con posterioridad para la elaboración de la síntesis histórica, que permite la entrada a la investigación.
Ordenación: Este proceso, que parece simple, es delicado. La ordenación es alfabética en las secciones y series, y cronológica en cada una de ellas, lo que permite el control y búsqueda de los documentos. Darle a este proceso la importancia debida es lo que permitirá conservar por más tiempo íntegro el archivo, pues una mala ordenación demerita la clasificación y abona a la pérdida de información.
Resguardo: Se contempla en la actividad de colocar en cajas; requiere de un elemento necesario y visible que sirve de identificación y control: la etiqueta que consigna la información del contenido, nombre del fondo, sección, serie, años, número de expedientes o libros y número de caja; esta misma información está contenida en el inventario, que es un registro digital, en el que es posible mencionar y recuperar observaciones y descripciones de los expedientes, lo que facilita aún más la búsqueda y permite agregar información descriptiva del contenido por caja.
A la par de estos procesos se realiza también trabajo de conservación preventiva, la remoción de la suciedad provocada por el polvo, el retiro de la concreción por hongos y deyección de insectos mediante una aspiradora especializada; el uso de bisturís, espátulas, goma rallada, algodón y brochas como herramientas básicas o de primeros auxilios para complementar la limpieza. Otro principio de conservación es el retiro de los elementos metálicos como broches, clips, alfileres y grapas que deben ser separados de la documentación, debido al deterioro que provocan en el papel al oxidarse. Estas medidas ayudan a evitar o detener la degradación de los documentos, alargando la vida de ese testimonio de la historia escrita.
El inventario es el producto final del proceso de organización, un instrumento de control y consulta que permanecerá como testimonio de lo recuperado.
Desde la creación de la Coordinación de Archivos se han organizado los archivos municipales de Teococuilco de Marcos Pérez, Santiago Lalopa y San Baltazar Yatzachi el Bajo; el archivo de la alcaldía de San Pablo Huixtepec; los archivos parroquiales de Santa María de la Natividad, de Tecomaxtlahuaca, San Miguel Tlacotepec, Santo Domingo Tehuantepec y Santa María Magdalena Tequisistlán. Tuvimos una participación especial en la recuperación de material documental en la Casa de la Cultura de Juchitán de Zaragoza y Santo Domingo Tehuantepec, con importantes acervos bibliográficos, fotográficos y colecciones que son legado para la historia local.
Cada archivo nos regala un aprendizaje que no será posible comprender sin la participación de los lugareños, pues la contextualización de su historia enriquece y da vida a lo escrito hace cientos de años, otorga significado para ellos y para la historia del lugar. Es por ello que los archivos son considerados fuentes de conocimiento primario que nos permiten conocer las entrañas de las instituciones. Darle valía a este trabajo archivístico por su aportación a la conservación de la memoria escrita histórica y vigente, debe alcanzar todos los ámbitos de reconocimiento.