ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO UNIVERSITARIO
Clasificación, ordenación, resguardo e inventario: Rick Franco Herrera Reyes, Irma Lidia Zarate Cruz, Ildefonso Bautista Cabrera
La clasificación del Archivo Histórico de la Universidad Autónoma “Benito Juárez” de Oaxaca se retomó el 15 de agosto de 2012. Comenzó con el cotejo de cajas y expedientes de acuerdo a un inventario ya existente; este material fue el resultado de organizaciones anteriores, sin embargo, había ejemplares sin clasificar y sin ordenar.
El trabajo preliminar nos permitió identificar tres instituciones: la Dirección de Instrucción Pública (DIP), el Instituto de Ciencias y Artes (ICA) y el de Industria, a las cuales denominamos “Fondos”. Para la posterior organización fue necesario modificar el cuadro de clasificación de cada uno de estos Fondos. Las categorías con las cuales fueron previamente clasificados eran suficientes para esquematizar las funciones y actividades que realizaban dichas instituciones. Fue a partir de la revisión de los reglamentos, leyes, decretos y documentos del mismo archivo que se constituyó un cuadro más completo con series y subseries, lo que permitió consolidar su estructura.
Para su protección, los expedientes se ubicaron dentro de guardas de papel cultural, se resguardaron en cajas archivadoras tipo AG12 y se les colocó una etiqueta referente a la información contenida en el siguiente orden: nombre del fondo, sección, serie, subserie, años extremos, número de expedientes y número de caja de manera consecutiva.
La clasificación se inició con el Fondo de la Dirección de Instrucción Pública, el cual quedó guardado en 59 cajas; se continuó con el del Instituto de Ciencias y Artes, resguardado en 491 cajas, 5 cajas más de polipropileno con libros de gran formato; el último y de menor extensión fue el Fondo de Industria que de amplitud tuvo 3 cajas. La ordenación en cada uno de los fondos se hizo de manera alfabética y cronológica, por series y subseries, lo que nos permite identificar plenamente la secuencia de los expedientes. Después de la ordenación se continuó con el resguardo, el cual nos permite protección y control para su almacenamiento, movilización y consulta.
El fruto obligado de estos procesos es el inventario, el cual sirve como instrumento de control, que nos permite conocer el contenido del archivo; de consulta, para ubicar de manera práctica lo que se requiere de información y para crear los enlaces necesarios para ampliar la búsqueda.
Este registro se concluyó a finales de febrero de 2013, y actualmente puede ser consultado aún antes de su apertura oficial. El compromiso de ver culminado dicho proyecto tuvo sus frutos para el resguardo, y haber conocido desde esta perspectiva parte de la historia de la Universidad matiza de diferente manera nuestra identidad como universitarios.