Más vale prevenir que restaurar
Cuántas veces usamos los términos “archivo” o “biblioteca” como sinónimos al referirnos a un repositorio de documentos, libros y otros tipos de patrimonio documental. Son tan solo dos palabras, pero para muchas personas, fuera del ámbito de estos continentes, solo son eso: un contenedor y ya, salvo para el bibliotecario o el archivista que los maneje. Pero no es “y ya”, ambos repositorios contienen en sí un universo multidisciplinario que aloja entre sus paredes no solo al patrimonio bibliográfico o documental, sino también a aquellos que lo manejan y administran, además de toda una infraestructura que, dependiendo de la capacidad de la institución, variará en magnitud y cantidad. Con el pasar de los años, en Adabi hemos visto, por medio de diagnósticos realizados en diferentes instituciones, que posiblemente lo más olvidado de una biblioteca o archivo es el espacio que lo contiene. No es hasta que pasa algo “grave” —o que se manifiestan, en la mayoría de los casos, goteras, pero también humedad, nidos de insectos, entre otras afectaciones— que las autoridades o los encargados dan a conocer las condiciones en que operan esos espacios, problemáticas que, a esas alturas del daño, seguramente serán significativas.
Existen historias de quejas sistemáticas reveladas en redes sociales o en periódicos que buscan solucionar problemas que pudieron evitarse con antelación, a veces tan solo con el simple hecho de observar y establecer medidas preventivas como barrer los techos, colocar los vidrios faltantes, revisar por qué el drenaje no desagua rápidamente, evitar la acumulación de basura, no sobrecargar los contactos de la electricidad, detectar los problemas de humedad de las paredes. Es decir, la solución consiste en tomar acción al respecto. Los libros y los documentos hablan, de sobra lo sabemos, y lo hacen en diferentes lenguajes, por medio de su estado físico, por ejemplo, algo que revela, en gran parte, las condiciones del entorno en que se encuentran.
Una escalera defectuosa, o la falta de esta, extintores sin mantenimiento, cableado expuesto, estantería al límite de su capacidad y sin anclar (especialmente en zonas de movimientos telúricos), fugas en instalaciones sanitarias, árboles muy altos cercanos al edificio, presencia de comercio y venta de comida fuera de las instalaciones son aspectos “silenciosos” y, en apariencia, poco relevantes por ser cotidianos, que sin duda tienen que ser “visualizados” y revisados con periodicidad.
¿Y qué decir del “software” humano? Los datos no se introducen solos, las personas no se atienden solas, el engranaje que permite que una biblioteca o un archivo de cualquier tipo funcione siempre es el factor humano. ¿Sabe el personal cómo detectar anomalías o desperfectos? ¿Qué le dice al archivista o al bibliotecario la oxidación de una estantería? ¿Están capacitados para tomar decisiones ante cualquier imprevisto minúsculo y mayúsculo?, por ejemplo, ¿ante un panal de abejas, un conato de incendio, un temblor o una inundación de agua o lodo? ¿Qué pasa si un visitante tropieza y cae, o se desmaya?, ¿saben cómo actuar en esos casos? ¿Cuentan con un botiquín en la institución? Posiblemente, muchos de los lectores piensen que los archivos y bibliotecas están sumergidos en edificios espaciosos y que son parte necesaria de instituciones más grandes que ellos, y que ante la necesidad solo basta llamar a un responsable; aún así, ¿existe un área de protección civil a la que se pueda acudir ¿Existen protocolos de emergencia en el edificio?, ¿cuánto tarda la respuesta? ¿Se tiene un directorio de instituciones amigas que puedan ayudar en algún percance grave? ¿Se cuenta con un protocolo de actuación propio en el archivo o la biblioteca?
La lista de variables a considerar es muy larga; sin embargo, visibilizar, corregir, implementar y dar seguimiento puede ahorrar muchos dolores de cabeza. ¿Es accesible o caro? Es más costoso restaurar o perder la memoria de las instituciones, de las comunidades y hasta de las familias. La inversión no solo es material, también implica horas de trabajo y valoración, que bien invertidas, seguramente, conseguirán alejar las malas noticias y los imprevistos mientras se esté en constante vigilancia y acción. Es como ser un salvavidas en la playa o la piscina: no están ahí para que pasen cosas indeseables, están ahí para evitar que sucedan.