La aventura apenas inicia
Es innegable la importancia que los sistemas de información juegan en la actualidad. En 2008, recién inaugurado el Museo Textil de Oaxaca, y con el reto de desarrollar e implementar un sistema de gestión del acervo, debíamos abrir cada caja y buscar cajón por cajón para hallar las piezas que se incluirían en las exposiciones.
En los primeros meses luego de su inauguración se elaboró una hoja de cálculo con múltiples columnas que agrupaban la información recolectada sobre cada textil. Fue hasta 2009 que comenzamos a dar los primeros pasos gestionando, de forma aún más sistemática, las colecciones del recién formado acervo.
Era difícil, en aquel entonces, encontrar un software que permitiera catalogar la cantidad de información que requeríamos; las pocas opciones estaban enfocadas principalmente en acervos bibliográficos. Ante esta necesidad, dos programadores contratados por el MTO con la asesoría del área de Restauración comenzaron a diseñar y construir un sistema que permitiera gestionar esa información; tras meses de trabajo nació el Sistema de Inventario Textil, SMIT.
Durante los primeros años de la institución el sistema ayudó a tener una gestión relativamente significativa del acervo, pero por la poca flexibilidad para adaptarse a las nuevas necesidades, y ante la falta de un funcionamiento vía web, el sistema quedó en desuso.
En el transcurso de los años siguientes las hojas de cálculo volvieron a ser la herramienta que ayudó a llevar un control del acervo. Sin embargo, cada vez se requerían más campos para catalogar un acervo que crecía año con año, lo que nos obligó a replantearnos la necesidad de contar con un sistema de información robusto y flexible.
Aprendimos lecciones cruciales para contar, realmente, con un sistema de gestión para un museo con un acervo de objetos culturales. Primera lección: dada la naturaleza dinámica de metadatos en cuanto a objetos culturales, necesitábamos un sistema flexible y manejable de forma local, no alojado ni administrado por terceros o a distancia. Segunda: necesitábamos un sistema de código abierto para lograr esa flexibilidad. Y tercera: más allá de la catalogación, tenía que ser un sistema que realmente tomara en cuenta los protocolos y actividades de un museo (ingresos al acervo, exposiciones, conservación, restauración, etc.) para posibilitar una administración efectiva de la colección. En realidad, necesitábamos un sistema para gestionar y conservar la memoria institucional de todo el museo desde su fundación en 2008.
Después de mucha investigación y consulta con otras instituciones, optamos por el sistema Collective Access, empleando el estándar inicialmente desarrollado por instituciones en el Reino Unido conocido como Spectrum. Aprendimos diferentes lenguajes de código —cómo programar— y adquirimos un servidor local para, finalmente, migrar las hojas de cálculo en 2019. Desde entonces ha sido una aventura constante de crecimiento, adecuaciones, errores (de los cuales aprendemos mucho) y, lo más importante, nos ha dado la posibilidad de soñar y desarrollar nuevas posibilidades para integrar el sistema en las actividades institucionales. Si bien iniciamos con la catalogación del acervo textil y el acervo fotográfico, de pronto ya estábamos integrando y conectando los acervos con exposiciones, conferencias, talleres, expoventas, consultas al acervo por artistas, viajes a campo e, incluso, con este mismo boletín.
El trabajo apenas comienza y es en verdad una labor colaborativa entre todas las personas que conformamos el equipo del Museo, quienes aportamos conocimientos, experiencias, necesidades y habilidades. Es un privilegio contar con el apoyo para llevar a cabo este proyecto que suma
cuantiosamente al mundo textil.