María Oropeza

Integrando esfuerzos por el bien de los documentos

Boletín FAHHO Digital No. 4 (Mar-Abr 2021)

La empresa de organizar archivos en Oaxaca ha tenido varias etapas, y en esta última, y de la cual formo parte, ha tenido sus frutos en los municipios y parroquias. De no haber pandemia, seguramente, en estos momentos estaríamos en algún lugar del estado organizando documentos. Sin embargo, las circunstancias cambiaron radicalmente en el trabajo de campo y, en vez de salir, nos hemos encauzado en un estudio de lo propio.

A la Fundación se le presenta, desde sus audiencias y públicos, la necesidad palpable de visita y consulta. El equipo de Adabi Oaxaca, enfocado en el rescate de los archivos históricos, tiene la oportunidad de colaborar con la Biblioteca de Investigación Juan de Córdova, una filial que resguarda, entre otras riquezas, colecciones y fondos documentales de gran interés e importancia en diversos temas. Una de las primeras colecciones que ha tenido bajo su custodia, y que contiene información muy importante sobre la historia de Oaxaca, es la que albergó un personaje, en sí mismo símbolo y referencia del amor por la historia y defensa de esta, a través del rescate de documentos y que lo llevó a tener una colección que hoy lleva su nombre, Luis Castañeda Guzmán.

Hasta hace poco, esta colección contaba con el instrumento de consulta básico: el inventario, el cual permite conocer las dimensiones de un fondo y su contenido de manera general. El proceso de elaboración del inventario no es sencillo, ya que para lograrlo se necesita revisar la totalidad del acervo y clasificarlo por secciones y series, contar los expedientes, identificar las fechas y ordenar de manera alfabética y cronológica. Este primer instrumento sienta las bases de los instrumentos más detallados, como la guía y el catálogo. Este último es el instrumento más codiciado por los investigadores porque en él se describe detalladamente cada expediente, haciendo referencia a su contenido. Para fortuna de aquellos interesados en esta colección, y que necesariamente debían consultarlo en la sala de la Biblioteca, ya está en proceso de catalogación.

Para lograrlo, los conocimientos y voluntades deben integrarse. Se nos capacitó para usar el sistema Koha, software en línea que refiere a una estructura y campos específicos para dar adecuada disposición a la información. Sabiendo esto, es necesario realizar un análisis documental y esto implica la revisión y lectura de los registros: se dan detalles de cada expediente, como la cantidad de fojas, las medidas, el año o años a los que refiere, el idioma, palabras clave para la recuperación de información y notas sobre su estado de conservación y limpieza. Sin duda lo más sobresaliente es la descripción de contenido, el cual puede variar en extensión según su conformación. Este proceso no es tan sencillo cuando nos enfrentamos a las letras del español antiguo: lograr descifrar las abreviaturas de los escribanos de siglos pasados requiere de una práctica paleográfica, así como de tiempo y adiestramiento del ojo ante las diversas letras que se encuentran en cada documento.

Una de las actividades primordiales para la conservación de los archivos, vinculada a la prevención del deterioro, es poseer un conocimiento preciso sobre cómo debe manipularse, limpiarse y guardarse adecuadamente. Estos sencillos pero importantes conocimientos harán la diferencia en la conservación, de ahí que conocer la técnica para su limpieza y tener la práctica para realizarla fuera nuestra primera aportación al proyecto.

Durante seis meses de trabajo constante en la lectura, descripción, el uso del sistema y la interacción diaria con el fondo, con la participación del equipo de la BIJC, Adabi Oaxaca y, en últimas fechas, del personal de las Bibliotecas Infantiles se terminará la catalogación de este valioso archivo, en el cual se ha avanzado más de 75%. Las fichas se encuentran disponibles en la página de la Biblioteca y puede accederse a él desde el buscador del catálogo.

Es importante describir lo que sucede tras bambalinas en estos meses de internamiento, pues la disposición de la información no se habría logrado en circunstancias en las que la atención al público fuera la prioridad, ni con las salidas constantes a los municipios y parroquias.

El llamado de la FAHHO ahora es a la unidad, a trabajar conjuntamente alineándonos a proyectos internos en los que deberá permear la creatividad, la innovación, el consenso y el profundo deseo de continuar caminando de una forma distinta pero siempre hacia adelante.

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