El catálogo de las colecciones de la FAHHO: primera base de datos colaborativa
El mundo virtual está teniendo grandes avances y cambios que utilizamos como herramientas de mejora y que aplicamos en la vida diaria con el fin de comunicarnos, hacer negocios, transmitir conocimiento, empatizar con sentimientos y formas de pensar. Todo depende de cómo gestionamos dichas herramientas y el conocimiento que tengamos sobre ellas para materializar una idea en algo visual o real para los demás. Al referirme a herramientas tecnológicas estoy hablando de sistemas, plataformas, programas o aplicaciones a las que tenemos acceso en cualquier medio digital, ya sea computadora, teléfono inteligente, pantalla, automóvil, etc., y que manipulamos según nuestras necesidades.
En cuanto a la difusión, la visión de Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México es muy clara: se busca mejorar las condiciones de acceso para la consulta pública y la profesionalización de quienes salvaguardan estos acervos. Los acervos, catálogos y guías de Adabi deben ser compartidos por medio de plataformas web, lo que otorga a los usuarios la facilidad de consultar, en cualquier momento, la información almacenada en las bases de datos que la asociación difunde.1
También nos vemos en la necesidad de mejorar cada día nuestro conocimiento y administración de dichas plataformas para enfocarnos en la gestión y difusión del contenido digital. El Portal de Acceso a Bibliotecas y Otros Acervos de la Fundación Alfredo Harp Helú Oaxaca, llamado Baúl, es un trabajo colaborativo donde las filiales integran contenido digital que resguarda cada una de forma independiente. La participación de Adabi versa en compartir los fondos que contiene la Biblioteca Lorenzo Cossío y Cosío que se encuentra dentro de sus instalaciones. Se han seguido las políticas de catalogación que la fahho ha establecido para homogenizar esta práctica y de aquí parte la difusión en la plataforma Catálogo de Referencias Bibliográficas en Línea.
Como inicio en este camino, en 2020 Adabi fue invitado a colaborar en la formación del personal del Archivo General del Estado de Oaxaca, de manera virtual a causa de la pandemia. Como parte de la colaboración de este proyecto, en el área de Tecnologías de la Información de Adabi se desarrolló e impartió el curso de Digitalización de Patrimonio Documental para dar a conocer técnicas y métodos que se adquirieron a partir de la experiencia, como es el caso del proyecto de digitalización del Archivo de Notarías en Oaxaca y también la aportación de cursos teóricos, como el de Digitalización de Patrimonio Documental por la organización Asmoz, de España. Considerando la necesidad de formación en este tema y su actualidad, se permitió la asistencia de personal de las filiales de la FAHHO. Asimismo, se invitó al personal de otras áreas de Adabi y de instituciones externas a impartir charlas específicas desde el área de su especialidad. Esta convergencia dio como resultado una lluvia de ideas, de requerimientos y necesidades a considerar y de nuevos caminos por recorrer en conjunto.
Al mismo tiempo del curso de digitalización, en la FAHHO se estaban definiendo y seleccionando diversas plataformas web donde se pudieran alojar los repositorios digitales y de catalogación con fines de difusión. Asimismo, se creaba el Comité de Asuntos Digitales con el objetivo de resolver y emitir propuestas a las necesidades tecnológicas internas, con soluciones viables y ejecutables. La integración y participación de Adabi en el comité constituyó un reforzamiento para la elección de estas plataformas debido a que, en algunos casos, tanto en las filiales como en nuestra asociación se utilizaban plataformas para la gestión de bibliotecas, como Koha, y para la FAHHO las colecciones digitales como DSpace.
Hay que hacer notar que gracias a este comité se conjuntan los esfuerzos de la FAHHO y se unifica el uso de plataformas entre estas y las filiales, lo que se define de acuerdo a la necesidad, por ejemplo: para catalogación y bibliotecas, para colecciones digitales, para la difusión de colecciones y exposiciones y, por último, una multiplataforma web llamada “Kiosko” en la que también se migra e integra el sitio web de Adabi.
Esto ayudó a consolidar un equipo de técnicos especialistas independientes y a prescindir de proveedores externos, a quienes se les pagaba por implementar servicios como la instalación y configuración de sistemas. Con respecto a este punto, Adabi pone en marcha la actualización de algunos servicios existentes y la integración de los nuevos en sus servidores en Internet y, colaborando con la FAHHO, participa en la preparación de los primeros cursos de digitalización, aparte de los dedicados al uso de las plataformas como capacitación continua.
Por otra parte, el respaldo del comité ha ayudado a definir directrices y propuestas de actualizaciones de las tecnologías de la información para todas las filiales, ya que no se hacen de manera arbitraria e independiente, sino que el personal con su experiencia unifica y propone soluciones alineadas a un objetivo claro. Contar con una plataforma que permita acceder a bibliotecas y acervos ha significado de una respuesta a la necesidad de almacenar, catalogar y consultar sus propios acervos; cuando estos se catalogan o digitalizan, se convierten en contenido digital y se almacenan dentro de un sistema; después, la consulta se logra de muchas maneras, teniendo diferentes caminos por los que el investigador o usuario puede llegar. Con el tiempo, esto se va simplificando gracias a que los sistemas se vuelven más complejos en su estructura y más fáciles de gestionar para el usuario.
Para concluir, cabe mencionar que en la actualidad existen múltiples plataformas en las que se puede catalogar y alojar contenido digital para su difusión; cada una ofrece diferentes soluciones dependiendo los requerimientos de cada usuario y de los acervos resguardados. Es importante recalcar que actualmente existe la necesidad de complementar cualquier tipo de acervo con su contenido digital para consulta y para que siga trascendiendo a otras generaciones como una memoria de tiempo, algo que gracias a las herramientas tecnológicas es posible lograr por medio de métodos de preservación.
1 Como es el caso del Banco de datos de fondos bibliográficos antiguos que se encuentra disponible en el sitio oficial de Adabi: adabi.org.mx