Constantia et labore
El título que elegimos para este texto, Constantia et labore (‘Constancia y trabajo’), refleja parte de lo que ha implicado seguir con este proyecto que inició, hace poco más de cuatro años, a partir del trabajo colaborativo con la Red de Unidades de Información de Oaxaca, de compartir experiencias del trabajo diario y de coincidir en las necesidades de algunas bibliotecas de Oaxaca, en específico las que son de nuestro interés.
Empezamos a reunirnos y a buscar estrategias que enriquecieran los procesos de organización de las colecciones que se encuentran a nuestro cargo; en cada reunión, entre un café y otro, se dio una lluvia de ideas que poco a poco integramos en un gran proyecto. Nos entusiasmaba que nuestros espacios albergaran grandiosas e invaluables colecciones y que, además, estuvieran relacionadas, unas complementan a otras; así fue patente la necesidad de trabajar en red y compartir recursos que facilitaran las consultas y el acceso a los materiales.
A mediados de 2017, el personal de la Biblioteca de Investigación Juan de Córdova le propuso al Mufi y a la Biblioteca Fray Francisco de Burgoa conformar el sistema de información de la FAHHO, incorporando algunas de sus colecciones o catálogos en los sistemas que la BIJC ya había comenzado a implementar. La idea surgió ante la necesidad de mejorar el control de sus acervos y, sobre todo, para cumplir con los objetivos de conservación, preservación y difusión de sus colecciones.
Para la gestión de recursos impresos se implementó el software Koha, y DSPA para las digitales. El adecuado registro de la variedad de materiales que resguardan las instituciones requirió el diseño de plantillas especiales, con descripciones detalladas que respetaran las normas internacionales de catalogación y las políticas definidas por cada sede. También se llevó a cabo un proceso de capacitación intensiva en temas de organización de información, para que el personal de cada una de las filiales gestionara su propia información. ¡Los resultados rebasaron las expectativas!
Dentro de poco tiempo, la Biblioteca José Lorenzo Cossío y Cosío, del Mufi, se unirá a este sistema (desde Koha) con su colección bibliohemerográfica relacionada con el mundo de la filatelia y con algunas obras que forman parte del acervo del museo, como piezas filatélicas, obra gráfica, fotografía y arte postal.
Por lo pronto, mediante Dspace, se agregaron dos importantes colecciones exhibidas de manera permanente en la Bóveda Mufi: Timbres postales de México y de Béisbol, esta última considerada la colección temática más grande del acervo. Hasta la fecha, el Mufi ha compartido un total de 2451 recursos en línea.
Por su parte, la BIJC tiene, en Koha, 15 561 registros bibliográficos y documentales de diversas colecciones especializadas en lengua y cultura de los pueblos de Oaxaca. Recientemente se incorporó el fondo documental de Luis Castañeda Guzmán, conformado por documentos, correspondencia, mapas y planos históricos oaxaqueños, que fue catalogado en colaboración con Adabi de México; y 1287 registros fotográficos de la colección Irmgard W. Johnson, especializada en textiles, alojados en Dspace. Próximamente serán integrados más recursos.
Por último, la Biblioteca Francisco de Burgoa, de la Universidad Autónoma Benito Juárez de Oaxaca, aunque no pertenece directamente a la FAHHO siempre ha contado con su apoyo para múltiples iniciativas, por ejemplo: incorporar al proyecto su catálogo de libros y periódicos que datan de los siglos xv al xx, de esta manera se visibiliza aún más la colección y facilita a los investigadores la búsqueda de información. Hasta la fecha, la Burgoa cuenta con 18455 registros. Esta biblioteca decidió subir a Dspace su colección referente a la Oncocercosis y un acervo fotográfico; se proyecta que este archivo esté disponible para la consulta en esa plataforma. Durante estos años, el trabajo diario se ha enfocado no solo en ingresar nuevos datos, sino en complementar la información de los registros anteriores.
En 2020, a pesar del cierre de espacios debido a la pandemia, el trabajo con los sistemas de información no se detuvo. Se incorporó al proyecto a filiales que no contaban con espacios para gestionar sus colecciones, y así surgió una segunda fase del proyecto: Baúl FAHHO, a la que se incorporaron la Casa de la Ciudad, la Biblioteca Andrés Henestrosa y la Red de Bibliotecas Infantiles BS; próximamente se incluirá el Archivo de Béisbol, Adabi de México y el Museo Textil, cuyos acervos fortalecerán este sistema de información de la Fundación Alfredo Harp Helú Oaxaca.
Para los colaboradores, el manejo de la información representa una gran responsabilidad, así que antes de la catalogación de los materiales, se toman acuerdos para su normaltividad. Por lo anterior, se propuso crear una red de catalogadores que diera seguimiento a los diversos proyectos que se están realizando en la Fundación, y para continuar compartiendo conocimientos.
Han sido años de intensa capacitación del personal, múltiples pruebas y ajustes en los sistemas para integrar en un solo espacio tal diversidad de objetos; pero ahora, gracias a los esfuerzos de todos y todas, y al apoyo que desde cada lugar de trabajo hemos recibido, tenemos un proyecto colaborativo funcional. Seguimos haciendo red, seguimos compartiendo espacios, ideas, sueños, esperanzas, café y pan; seguimos trabajando por la mejora de nuestros espacios, nuestro entorno y nuestras profesiones. Para ser bibliotecario sí se estudia, pero también se trabaja mucho, y lo estamos haciendo muy bien.