Catalogación de la colección Castañeda Guzmán
Ante el aislamiento a causa de la pandemia se inició una colaboración entre Adabi Oaxaca y la Biblioteca Juan de Córdova para llevar a cabo la catalogación del Fondo Luis Castañeda Guzmán. Es sabido que la colección del memorable académico, político y notario público, Luis Castañeda, es de gran valor histórico para el estado de Oaxaca dada la riqueza documental que resguarda, por esto, y de manera personal, fue un privilegio analizar el contenido de estos expedientes como catalogador, pero también con ojos de conservador.
Antes de iniciar cualquier proyecto es importante conocer los esfuerzos realizados previamente para su conservación, pues nos permitirán reconocer las medidas tomadas que se sumaron para mantenerlo en buenas condiciones. La primera intervención de este fondo, realizada en 1998, dejó huella con un catálogo impreso; la clasificación de 2013, elaborada en colaboración con Adabi de México, tuvo como resultado un inventario con la división del fondo en dos secciones: civil y religiosa. Estas publicaciones resumen el contenido exacto de esta valiosa colección. Se sabe que se efectuaron intervenciones mínimas de conservación en estos documentos, enfocadas en la eliminación de polvo, insectos y elementos metálicos oxidados. En la actualidad, el fondo se encuentra resguardado en un repositorio con las condiciones adecuadas de control de humedad y temperatura para evitar su deterioro.
Para realizar la catalogación de manera digital, recibimos una capacitación previa acerca del funcionamiento del sistema de gestión digital Koha y la manera correcta de generar los metadatos de acuerdo con las características físicas de contenido, estado de conservación y lugar de resguardo del documento. Al principio, el objetivo era capturar en el sistema la información de los expedientes, sin embargo, al revisar las cajas asignadas se observó cierta suciedad en los documentos, por lo que resultó indispensable su limpieza como medida de prevención de deterioro.
Mi principal aportación fue explicar la técnica adecuada para llevar a cabo la limpieza manual y la manipulación de los documentos. Se trata de la remoción de agentes nocivos detectados en algunos documentos, a pesar de las anteriores intervenciones, como polvo y deyección de insectos. Se utiliza brocha y goma, también se retiran los elementos metálicos de manera mecánica con espátula y bisturí. En otros casos es necesario valerse de la aspiradora, para eliminar esporas de hongo que evidencia humedad. La limpieza se realizó por cada integrante antes de catalogar, pero fue necesario capacitar a otros miembros del personal de la FAHHO para que apoyaran con esta labor, puesto que el tiempo apremiaba.
Durante el proceso de catalogación se agregaron fajillas para conservar el orden de los documentos y fue necesario cambiar guardas de primer nivel por el desgaste que presentaban a causa de la manipulación. Culminada la catalogación de las 62 cajas del inventario, se trabajó con otro conjunto de materiales denominado “Anexo”, del Fondo Incorporado Luis Castañeda Guzmán. Se embalaron piezas arqueológicas, se agregaron guardas de primer nivel a los documentos, se crearon sobres a medida para las postales y cartas personales, y se elaboraron carpetas de gran formato para diplomas, reconocimientos y títulos académicos.
Como he mencionado, un que se agregan a la base de datos del catálogo son el estado de conservación de los documentos y el tipo de soporte. En este punto se conjuga mi formación archivística y mis conocimientos de conservador, inclinados hacia la valoración del documento para determinar el procedimiento requerido y registrar en la catalogación el nivel de deterioro en que se encuentra el expediente. Esto permite tomar decisiones pertinentes para controlar la disponibilidad, manipulación y acceso. El trabajo de conservación debe ser permanente para la lograr la preservación de los documentos a lo largo del tiempo.