REHACIENDO LA HISTORIA A TRAVÉS DE LOS ARCHIVOS
El proyecto de implementación del Sistema Institucional de Archivos de la Fundación Alfredo Harp Helú Oaxaca, que lleva a cabo la asociación Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México, A.C., ha representado un reto importante. Después de dos intentos infructuosos en años anteriores por comenzar los trabajos partiendo de un diagnóstico inicial, finalmente se logró arrancar a partir de agosto de 2015, con un periodo de duración hasta agosto de 2018.
Esto se debió al interés mostrado por la presidenta de ADABI, la Dra. María Isabel Grañén, quien deseaba que en la Fundación se establecieran métodos efectivos de recepción de la documentación, así como criterios uniformes que permitieran una rápida localización de documentos. Además, el crecimiento que había tenido la institución demandaba un sistema de archivos eficiente y acorde a las necesidades para lograr su óptimo funcionamiento. Así, se planteó un proyecto que incluiría tres etapas.
Primera etapa: el diagnóstico, para el cual fue necesario realizar entrevistas y llenar cuestionarios dirigidos a los responsables de las diversas áreas generadoras de documentación, lo cual nos permitió conocer a fondo la estructura y funcionamiento de la Fundación, así como la documentación generada por aquéllas. Gracias a esto fue posible llevar a cabo la elaboración del inventario preliminar de las 45 áreas encuestadas, del cual derivó un primer esbozo del cuadro de clasificación archivística para su aplicación general en la institución.
Segunda etapa: elaboración del proyecto ejecutivo denominado Implementación del Sistema Institucional de Archivos de la Fundación Alfredo Harp Helú Oaxaca, el cual permitirá llevar el control de la recepción, registro, clasificación, archivo, consulta y conservación de los diferentes soportes de archivo (físicos y electrónicos) existentes en sus acervos. El proyecto incluye objetivos, justificación, desarrollo del proyecto, requerimientos, presupuesto y cronograma.
Tercera etapa: corresponde a la implementación que está a punto de finalizar con la capacitación e inducción al manual de procedimientos del sistema. Esto ha representado quizás la parte más complicada del desarrollo del proyecto, ya que implica la ordenación, clasificación e inventario de toda la documentación que había sido objeto del inventario preliminar. Pues si bien se contaba con un cuadro de clasificación, éste fue remitido para su aprobación a las diversas áreas, con el fin de obtener una retroalimentación y definir así una versión final, con la cual las propias unidades empezarían a clasificar su propia documentación.
Para lograr esto se dieron diversas pláticas introductorias al proyecto, empezando por los titulares de las áreas, en las que se exponían el objetivo y los alcances del proyecto; también se realizaron cursos y talleres para el personal operativo encargado del manejo de la documentación, con la asesoría permanente del personal contratado ex profeso para el proyecto, aclarando las dudas en el manejo del cuadro de clasificación, en la integración de expedientes, en el manejo del control de gestión, etc. Ahora que estamos por concluir, consideramos que un proyecto así requiere del compromiso permanente de todos los que formamos parte de la Fundación, por lo que será necesario que cada una de las unidades generadoras de la documentación sea consciente de la responsabilidad que implica la generación, guardia y custodia de la documentación a su cargo. Es precisamente en los archivos de trámite de la institución donde nacen los documentos que serán a futuro —si bien no en todos los casos—, históricos. Gracias al buen manejo, clasificación e inventario que de ellos se haga se estará garantizando un archivo histórico digno del trabajo de la Fundación, que además de dar testimonio de su gran labor, contribuirá a fortalecer sus funciones como agente promotor de la conciencia del valor del patrimonio documental de nuestro país.