El valor de la conservación preventiva en los archivos
2019 estuvo colmado de retos importantes en los procesos de conservación dentro de las comunidades de San Miguel Yotao en la Sierra Norte, San Sebastián Tecomaxtlahuaca y Santiago Yolomécatl en la Mixteca, y San Francisco Telixtlahuaca en los Valles Centrales. Una de las tareas de la Coordinación es realizar un diagnóstico general del archivo, elemento esencial para inspeccionar físicamente el estado en que se encuentra el legado documental y determinar los procesos a seguir para su preservación.
A pesar de que cada región difiere en cuanto a clima y medio ambiente, los perjuicios producidos en los documentos siguen siendo causados por la poca información acerca de sus cuidados y la falta de planeación para su almacenamiento. Esta situación genera la producción de microrganismos y el ataque de insectos y roedores en los archivos. Aunque es bien sabido que cada documento que se va a intervenir tiene sus peculiaridades, en el ámbito de la conservación se ha enfatizado de manera sistemática la aplicación de un protocolo que, de manera concisa, asista en la detección del deterioro y control de riesgos de la memoria escrita.
El proceso para conservar el patrimonio inicia con el aspirado general de los expedientes para remover polvo y esporas de hongos. En ocasiones es necesaria una limpieza más minuciosa y mecánica utilizando brocha, algodón y goma. Es preciso sustraer todo elemento metálico que por oxidación pueda dañar el material, como grapas, broches, clips, etc. Se continúa con la colocación de guardas de primer nivel, es decir, de papel cultural desacidificado; finalizando con el almacenado en cajas AG-12 denominadas guardas de segundo nivel. Un valor agregado es la limpieza del edificio donde se resguarda el archivo, lo cual contribuye con el cuidado adecuado de la documentación.
Dentro del grupo de comunidades a las que se les dedicó esta asistencia durante el año, se otorga una mención especial a la labor realizada en el municipio de San Sebastián Tecomaxtlahuaca, por ser la más extensa para la Coordinación en cuanto a tiempo y dimensión de su archivo. En este lugar se puso de manifiesto el conocimiento adquirido en los talleres y seminarios brindados por ADABI de México y el Archivo General del Estado de Oaxaca. Aunque se tiene claro lo que se debe realizar dentro de la estabilización de los documentos, en el trabajo práctico surgieron dudas al observar el daño de algunos expedientes que presentaban un deterioro generado por el uso de cintas adhesivas.
Con el apoyo y orientación del Centro de Conservación, Restauración y Encuadernación de ADABI de México, se intervinieron algunos expedientes. Con el apoyo del restaurador Dimas Asiole, se aplicaron algunas técnicas para la remoción de dicho adhesivo y la aplicación de procesos de restauración. En esta práctica quedó evidenciado que llevar a cabo una intervención de esta magnitud requiere de una gran inversión de tiempo. Esto llevó a reflexionar sobre la importancia de la prevención, es decir, acerca de las medidas correctas de almacenamiento, seguridad, limpieza, control de humedad y control de temperatura, para evitar el deterioro causado por descuido, mala manipulación, oxidación de materiales metálicos, ataque de agentes biológicos y desastres naturales.
A pesar de que al archivo municipal le antecedía un proceso de organización de los años noventa, con el tiempo la información fue acumulándose en demasía, por lo que el apilamiento de cajas fue inevitable, lo que generó que algunos documentos históricos se mezclaran con el archivo de concentración. La importancia de realizar minuciosamente la limpieza del espacio donde se almacena el archivo, nos permitió comprobar que se pueden prevenir problemas de conservación, pero también de organización, logrando con este procedimiento la localización de expedientes que pueden afectar el resguardo e inventario. Un ejemplo durante este proceso fue el hallazgo de un expediente del año 1583, concerniente a una licencia para la mudanza del pueblo de Tecomaxtlahuaca. Otro hecho similar fue el descubrimiento de una caja descrita como parte de la sección Tesorería, correspondiente a la década de 1990 y que contenía documentos importantes del siglo XIX, con interesantes datos sobre la historia del lugar.
Al analizar los casos de deterioro que percibimos a diario en los archivos de las comunidades, consideramos que es indispensable insistir en las medidas de prevención que se pueden aplicar, incluso en nuestra vida diaria con el cuidado de nuestros archivos personales. Estas medidas son económicas y de largo plazo, y nos ayudan a evitar el deterioro de los documentos. En primer lugar, es necesario mantener los documentos en sitios frescos y secos, alejados de la luz solar; utilizar cortinas o persianas para no permitir la entrada de luz directa; colocar guardas de papel libres de ácidos o a base de algodón; evitar utilizar cintas adhesivas, broches o grapas. Se recomienda no tomar los documentos con las manos sucias o con residuos de grasa. Hay que evitar también ingerir alimentos y bebidas en los espacios donde se resguardan los documentos, así como evitar la basura con residuos orgánicos para evadir la atracción de insectos y roedores.
Es evidente que muchos archivos civiles y eclesiásticos no se encuentran en óptimas condiciones, esa es la razón de nuestro trabajo. Por lo que, al hacer entrega de cada uno de los archivos organizados, el equipo de ADABI Oaxaca hace siempre una mención especial de las condiciones que se requieren para concientizar a las autoridades municipales y eclesiásticas, con la consigna de que mantener el orden y la limpieza en el entorno del archivo dará como resultado un manejo correcto y una prevención más eficaz ante el deterioro de los tesoros plasmados en sus documentos.
