El expediente
El Archivo de Concentración de Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México, A. C. hoy en día resguarda 5466 expedientes correspondientes al periodo 2003-2013. Esta cifra, dependiendo de la lupa con la cual se observe, podrá parecer grande o pequeña, pero para el archivista conocedor sin duda será un número aceptable de expedientes, ya que en ellos se resguarda la memoria escrita de una institución altamente activa. Sin embargo, para el resto de los lectores puede ser un número que no despierte ningún sentimiento, porque desconocen cuál es el objeto del expediente; por esta razón, durante este número intentaremos explicar este término.
En el Archivo de Concentración de Adabi se resguardan los expedientes que son producto de las tareas realizadas por cada una de las oficinas de nuestra institución, en ellos se resguardan los documentos que surgen dentro del marco de las actividades fundamentales de la asociación: diagnósticos, asesorías, capacitaciones, proyectos o servicios que tienen como propósito el rescate y la conservación del patrimonio documental de nuestro país. Así pues, la característica principal de los expedientes es el resguardo de documentación que se encuentra entrelazada y que se genera de manera seriada, porque se produce en el marco del progreso de un mismo propósito.
La Real Academia de la Lengua Española define la palabra expediente como el “conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio”, y dentro del ámbito archivístico es común encontrar definiciones que los describen como “la suma o conjunto integrado de documentos de archivo producidos o separados que participan en el mismo asunto o están relacionados con un mismo evento, persona, lugar, proyecto o materia”.
Si bien esta última definición es muy completa, nos deja una nueva duda: ¿qué es un documento de archivo y por qué solo esos documentos pueden integrar un expediente? Un documento de archivo es el que produce cada oficina de una institución en el cumplimiento de sus funciones como prueba de una actividad concreta proporcionando información sobre la misma, pero además se caracteriza por ser único, objetivo y, en general, seriado, ya que se trata del resultado de acciones repetitivas, de acuerdo con las funciones o actividades de las oficinas del órgano productor. Además, un documento de archivo se caracteriza por exponer la información de forma objetiva sin agregar elementos personales, por ejemplo una valoración o crítica que puedan deformar los hechos descritos. El conjunto de estos documentos serán los que conformarán, finalmente, los expedientes que se resguarden en cada archivo.
Los expedientes, pues, tienen la capacidad de dar cuenta del inicio, el desarrollo y el final de un mismo proceso en el que se genera documentación de manera sucesiva como resultado de una constante producción de interacciones que se ejecutan para cumplir el objetivo de una meta concreta. En el caso de las oficinas de Adabi que generan expedientes, estos se crean de manera natural ya que, generalmente, se relacionan con personas o instituciones públicas o privadas ajenas a Adabi, con quienes se establecen objetivos, proyectos que describen tiempos de ejecución y productos finales. De este modo, todas las oficinas productoras comprueban el inicio, el desarrollo y el final de cualquier interacción constituida en el marco de sus funciones.
Sobre el expediente también debe aclararse que su creación comienza en las oficinas productoras y no hasta que los documentos llegan al archivo. Porque la acumulación de estos generan expedientes de manera natural en el ejercicio de las funciones de cada una de las oficinas encargadas de llevar a buen término las acciones, en ellas los documentos reciben su primera ordenación de manera lógica y cronológica, además de que se resguardan de forma precautoria hasta que los documentos que los integran pierden vigencia.
Una vez que los documentos que constituyen el expediente finalizan todos sus procesos jurídicos, contables o administrativos, se encuentran listos para pasar al archivo de trámite o concentración, donde serán sometidos a procesos de valoración que determinarán su resguardo permanente o su destrucción definitiva. En el caso de Adabi de México, el archivo hace recepción de expedientes con procesos administrativos, contables o legales completamente cerrados cada dos años, cuando el archivo de concentración solicita la transferencia primaria a cada una de las oficinas productoras.