Nuestro encuentro con Adabi
Entre 2008 y 2011 tuvimos la oportunidad de trabajar con Adabi en tres proyectos para el procesamiento archivístico de dos grupos documentales: el Archivo Gildardo y Octavio Magaña Cerda y la colección Sindicalismo Universitario, ambos conservados en el Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México (AHUNAM) que en aquel tiempo tuve el honor de coordinar.
Acerca de la experiencia en el procesamiento del fondo y la colección, diré primeramente que fue muy grato trabajar con Adabi; la confianza depositada en el equipo del AHUNAM nos dio la posibilidad de desarrollar un tratamiento integral de organización y descripción, tomando como base el principio de Descripción multinivel asentado en la Norma Internacional de Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos, cuya versión definitiva se dio a conocer en el año 2000.
Estos proyectos dieron como resultado tres publicaciones que establecían los tres niveles de descripción archivística: guía, inventario y catálogo.
La organización y descripción de fondos y colecciones archivísticos es fundamental, sobre todo en un acervo con la relevancia del AHUNAM que comprende grupos documentales no solo universitarios de invaluable importancia para la conservación de su memoria, sino también incorporados y que, sin ser propiamente universitarios, contienen información sustancial sobre hechos de interés histórico para la sociedad, como es el caso del Archivo Gildardo y Octavio Magaña Cerda.
Una de las características de las universidades, y en general de las instituciones de educación superior, es que coadyuvan con la sociedad en la salvaguarda del patrimonio documental, conservando esos testimonios que, las más de las veces, son donados por particulares para ser conservados de manera permanente en sus acervos y que puedan estar abiertos a la consulta pública.
Así, es común ver en los archivos de las universidades no solo los documentos institucionales que permiten la construcción de su identidad, sino también de aquellos que dan noticia del pasado social en sus diversos momentos. En ellos se refleja la universalidad del ser institucional.
En este tenor, los proyectos trabajados con las aportaciones de Adabi han dado resultados sumamente valiosos, y no solamente para la UNAM, sino para la sociedad entera.
Los instrumentos descriptivos publicados —elaborados con base en una sólida organización documental y siguiendo la teoría y principios archivísticos— son garantía para los investigadores y ciudadanos en general; poseen información confiable, eficaz y, sobre todo, integral, no solo proporcionan datos históricos en sí mismos, sino de los contextos de producción y de organización de los documentos y todavía más, de los procesos archivísticos aplicados.
Estoy seguro de que nuestra experiencia no es única: todas las instituciones que han tenido la oportunidad de trabajar con la asociación darán su testimonio y seguramente elogiarán, como yo me permito hacerlo ahora, la labor de quienes, al frente de tan noble institución, la han hecho perdurar durante estos 20 años. Larga vida a Adabi por el bien de nuestro patrimonio documental.