La aventura apenas inicia
Es innegable la importancia que los sistemas de información tienen en la actualidad. En 2008, recién inaugurado el Museo Textil de Oaxaca, y con el reto de desarrollar e implementar un sistema de gestión del acervo, debíamos abrir cada caja y buscar cajón por cajón para hallar las piezas que se incluirían en las exposiciones.
En los primeros meses se elaboró una hoja de cálculo con múltiples columnas que agrupaban la información recolectada de cada textil. Fue hasta 2009 que comenzamos a dar los primeros pasos en la gestión, de forma aún más sistemática, de las colecciones del recién formado acervo. Era difícil, en aquel entonces, encontrar un software que permitiera catalogar la gran cantidad de información que requeríamos; las pocas opciones estaban enfocadas principalmente en acervos bibliográficos. Ante esta necesidad, dos programadores contratados por el MTO, y con la asesoría del Área de Restauración, comenzaron a diseñar y construir un sistema que permitiera gestionar esa información; luego de meses de trabajo nació el Sistema de Inventario Textil, SMIT.
El SMIT trabajaba de forma local, fue instalado en un equipo de cómputo que funcionaba como servidor, su interfaz mostraba múltiples secciones con los campos para describir a cada objeto. El proceso de captura era largo, poco intuitivo y, en ciertas ocasiones, lento por el tráfico de la red del mto. En la medida de sus posibilidades, el sistema ayudó a tener una gestión relativamente significativa del acervo durante los primeros años de la institución, pero por la poca flexibilidad de adaptarse a las nuevas necesidades, y ante la falta de un funcionamiento vía web, el sistema quedó en desuso.
Durante los años siguientes las hojas de cálculo volvieron a ser la herramienta que ayudó a llevar un control del acervo. Sin embargo, cada vez eran más los campos requeridos para catalogar un acervo que crecía año con año, lo que nos obligó a replantearnos la necesidad de contar con un sistema de información robusto y flexible.
En 2015, el MTO contactó a una empresa que ofrecía un Sistema de Manejo de Contenidos. A pesar de que este fue originalmente desarrollado para gestionar contenidos de bibliotecas y archivos, ofrecieron adecuar su programación a nuestras necesidades. Después de una migración de las hojas de cálculo, la interfaz era poco amigable en cuanto a la consulta de objetos y daba prioridad a una vista de campos de metadatos basados en los campos MARC (estándar internacional desarrollado para bibliotecas).
Al retomar las plantillas bibliográficas indicadas por un sistema de clasificación como MARC, siempre hubo dificultades para modificar campos sencillos, por ejemplo, cambiar “Título de publicación” y reformularlo como “Tipo de objeto”. También había otros problemas con el sistema mismo, como la falta de acercamiento progresivo en la visualización de imágenes, es decir, no existía la posibilidad de hacer zoom para ver detalles como diseños específicos o incluso apreciar los hilos del tejido. La empresa hizo su mejor esfuerzo para acomodarse a estas necesidades, pero ya que el trabajo se realizó a distancia (muchas de las solicitudes tomaron meses para resolverse, lo que atrasaba constantemente el trabajo) y era clara la necesidad de realizar cambios significativos a su programación elemental: empezó a ser obvio que nuestros requerimientos habían rebasaron o eran demasiado ajenos a las posibilidades de su sistema. En 2017 concluimos la colaboración con esa empresa.
Fue entonces que aprendimos varias lecciones cruciales para contar, realmente, con un sistema de gestión para un museo con un acervo de objetos culturales. La primera: necesitábamos un sistema de clasificación desarrollado para museos y objetos culturales. Segunda: dada la naturaleza dinámica de metadatos en cuanto a objetos culturales, necesitábamos un sistema flexible y maleable de forma local, no alojado ni administrado por terceros y a distancia. Tercera: necesitábamos un sistema de código abierto para lograr esa flexibilidad. Cuarta: más allá de la catalogación, tenía que ser un sistema que realmente tomara en cuenta los protocolos y actividades de un museo (ingresos al acervo, exposiciones, conservación, restauración, etc.) para posibilitar una administración efectiva de la colección. En realidad, necesitábamos un sistema para gestionar y conservar la memoria institucional de todo el museo desde su fundación en 2008.
Después de mucha investigación y consulta con otras instituciones, optamos por el sistema de Collective Access, empleando el estándar inicialmente desarrollado por instituciones en el Reino Unido conocido como Spectrum. Aprendimos diferentes lenguajes de código —cómo programar— y en 2019 adquirimos un servidor local para finalmente migrar las hojas de cálculo. Desde entonces ha sido una aventura constante de crecimiento, adecuaciones, errores (de los cuales aprendemos mucho) y, lo más importante, nos ha dado la oportunidad de soñar y desarrollar nuevas posibilidades para integrar el sistema en las actividades institucionales. Si bien iniciamos con la catalogación del acervo textil y el acervo fotográfico, de pronto ya estábamos integrando y conectando los acervos con exposiciones,
conferencias, talleres, expo-ventas, consultas al acervo por artistas, viajes a campo e, incluso, con este mismo boletín.
Desde el inicio de la pandemia, Adabi se sumó a este esfuerzo para organizar, catalogar y digitalizar el acervo fotográfico del MTO, conformado por miles de imágenes y representando una documentación contextual de suma importancia para el acervo textil. Gracias a estos trabajos, los dos acervos se integraron de forma digital para la consulta interna y externa. Nuestro sueño va más allá de cumplir con las necesidades laborales e institucionales: lo ideal es que las piezas y su información lleguen a todos aquellos amantes e investigadores de las artes textiles. Es nuestro deber compartir la información sin mezquindades ni egos y dar crédito a aquellas voces de coleccionistas, investigadores, artistas y personas cuya labor e investigación ha enriquecido el vasto acervo con el que cuenta el MTO.
El trabajo apenas comienza, y es en verdad una labor colaborativa entre todas las personas que conformamos el equipo del Museo, quienes aportamos conocimientos, experiencias, necesidades y habilidades. Es un privilegio contar con el apoyo para realizar este proyecto que suma cuantiosamente al mundo textil.
La primera etapa de la consulta digital del acervo textil y del acervo fotográfico, se puede revisar en el siguiente enlace: acervos.museotextildeoaxaca.org