Programa de compras de arte popular durante la contingencia sanitaria
En números anteriores hablamos de manera general acerca de nuestro Programa de Apoyo. En esta ocasión compartiremos algunos detalles de su operación y actividades realizadas a puerta cerrada, y a la distancia, para el proceso de adquisición de piezas de arte popular. Esta superó los diez millones de pesos y operó en 16 estados de la república, sumando un total de 32 104 piezas, compra que benefició a más de 1 000 familias. Para la ejecución del programa cada pieza tuvo que pasar por el debido proceso administrativo para su registro, el primer paso para la correcta operación y liberación de los recursos. A continuación, compartimos algunos de los procesos y retos a los que nos enfrentamos para llegar a las familias beneficiadas.
1. Directorio artesanal
En la primera parte del programa integramos una base de datos para organizar a las familias por técnicas artesanales y materiales. Este registro fue enriquecido con información de contacto de los talleres con los que habíamos colaborado en diferentes momentos.
En la segunda etapa se abrió la posibilidad de invitar a talleres con los que no se tenía contacto ni relación comercial, tanto de Oaxaca como de otros estados. Con el fin de apoyar directamente a las familias de artesanos, colaboramos con aliados y amigos en distintos estados de la república para llegar a más y a nuevos talleres. Esto implicó un gran reto de comunicación y nos llevó a procesar una gran cantidad de información.
2. Contacto y creación de expediente
El primer contacto con todas las familias fue con una llamada telefónica. Sondeamos cómo estaba siendo afectado su taller por la contingencia y si estaban interesados en formar parte del programa de compras.
Para cada apoyo creamos un expediente administrativo, uno por cada familia que recibió un pago; dicho expediente se integra de la información de contacto, método de pago y forma de facturación del pedido.
Más de 80% de las familias requirieron apoyo para facturación a través de terceros, facilidad otorgada por el SAT; nuestro equipo acompañó a los artesanos en la creación de estos comprobantes fiscales. En algunas ocasiones este proceso tomó hasta dos meses para concretarse, entre otras razones, por el difícil acceso que tenía el beneficiario para crear una cuenta de banco o para conseguir algún documento para su expediente.
3. Selección de piezas y solicitud de compra
Una vez que teníamos clara la ruta de pago y el proceso administrativo en orden, pasamos a la selección de piezas. En aquellos casos en los que ya existía una relación comercial previa se desarrollaron productos nuevos. Si no se había colaborado anteriormente, se solicitó un catálogo o imágenes de piezas y precios y con estos elementos se elaboraron solicitudes de compa, agregando comentarios y sugerencias que nuestro Laboratorio de Diseño compartía. Cada solicitud contiene la información del taller, monto de compra, cantidad y descripción de las piezas solicitadas con imágenes, anotaciones y costos.
El pedido final fue compartido con cada representante del taller, quien daba su visto bueno para la realización. En el 90% de los casos se requirió un anticipo del 50% para iniciar la producción.
4. Monitoreo y seguimiento
Una vez iniciado el proceso, se mantuvo la comunicación constante y abierta con todos los artesanos beneficiados, de esta manera se aclaraban dudas, solicitaban apoyo o asesoría y, sobre todo, conocíamos el avance en la producción.
Se solicitaron fotografías de los artesanos trabajando, del proceso de elaboración y de las piezas terminadas, estas imágenes formaron parte de la campaña “Andares en Casa” mediante la que compartíamos cómo se realizaba el trabajo artesanal en este tiempo de resguardo.
Durante el proceso de producción, algunas materias primas dejaron de estar disponibles dadas las condiciones implantadas por la pandemia, lo que nos llevó a realizar ajustes y tener tiempos de producción mayores a los normales.
5. Recolección y envío de piezas
Una vez terminada la producción de las piezas, se convinieron las condiciones para la entrega, siempre apegados a los lineamientos por parte de las instancias de salud y de las comunidades mismas.
Realizamos algunas visitas a los talleres, solicitando que los artesanos tuvieran previamente las piezas empacadas y listas para su recolección.
Para los talleres que se encuentran más lejos de la zona de recolección, se gestionaron envíos con empresas de logística locales que conectan a la ciudad con diferentes comunidades del estado. En el caso de la recolección en otros estados de la república, contamos con el apoyo invaluable de aliados que fungieron como centros de acopio para las familias beneficiadas de su estado, para consolidar todos los pedidos y hacer una sola recolección.
6. Control de calidad y pagos
A la distancia tratamos de resolver la mayor cantidad de detalles sobre el control de calidad: solicitamos que cada pieza estuviera acabada y lista para ser recibida. Sin embargo, el último filtro se aplicó en la recepción e inspección física de cada pieza, tomando en cuenta los diferentes aspectos de la técnica, evaluando que no tuviera alguna afectación considerable. Si hubiera, se presentaba al artesano y se evaluaba si era un detalle que podía ser corregido o si existían las condiciones para reemplazar la pieza.
El Programa es un proyecto que busca impactar en los talleres que vieron detenidas sus producciones y pedidos por las condiciones de la pandemia, y maneja las compras en dos pagos: un anticipo, que fue entregado con el pedido previamente autorizado y aprobado tambien por el artesano, y el finiquito, al terminar las piezas.
7. Recepción y sistema de inventarios
La recepción de piezas conlleva un control estricto del inventario en nuestro sistema digital, el cual debe ser alimentado con los comprobantes fiscales de compra y las existencias físicas. Para cada familia se genera un código de identificación por pieza que contiene la información de elaboración, origen, costos e impuestos. Una vez enriquecido este sistema, emite etiquetas que se ponen a mano a cada una de las piezas para su identificación y exhibición. Asimismo, generamos un criterio de inventario por material y técnica para su localización.
En tiempos de pandemia, y a puerta cerrada, nos mantenemos ocupados con la operación de este programa que beneficia a muchas familias en el país, y continuamos con la labor de clasificación y catalogación de este inventario lleno de tesoros. Nos llena de felicidad y orgullo formar parte de este gran programa que apoya a artesanos y colaborar con los equipos de trabajo de la Fundación Alfredo Harp Helú Oaxaca, como el Museo Textil de Oaxaca y demás compañeros que fueron claves para llegar a muchas familias.
En próximas semanas compartiremos nuevos catálogos e imágenes de estas piezas en nuestras redes sociales y tienda en línea. Invitamos a los lectores a darse la oportunidad de admirar y adquirir piezas hechas por manos mexicanas.
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