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ORGANIZACIÓN DE LA COLECCIÓN FOTOGRÁFICA DE IRMGARD W. JOHNSON

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Alejandra Méndez Z.

La Biblioteca de Investigación Juan de Córdova es una biblioteca académica especializada en filología mesoamericana. En este recinto resguardamos colecciones importantes para el estudio de temas históricos y culturales del estado de Oaxaca.

Su acervo cuenta, hasta este momento, con alrededor de 25 000 obras que datan del año 1571 a la fecha. Algunas, principalmente por su antigüedad, estado de conservación y falta de organización son de acceso restringido por el momento. Éste es el caso de la colección de Irmgard W. Johnson
(1914-2011), investigadora que dedicó su vida a estudiar y documentar el textil indígena, lo que le permitió construir uno de los acervos más grandes e importantes sobre el tema.

Está conformado por un archivo fotográfico, uno biblio-hemerográfico y un archivo documental que cubre de 1930 a 1980; también contiene las notas de campo que fue recabando en distintas zonas de México, borradores de sus publicaciones, muestras de textiles y las notas de los análisis que ella realizó sobre diversas colecciones de textiles.

En 2015, la colección de Irmgard W. Johnson fue donada a la Fundación Alfredo Harp Helú Oaxaca y, como parte del acuerdo, se decidió realizar una serie de proyectos a través de los cuales se pudiera garantizar la preservación y acceso a los materiales recibidos. Los proyectos incluyen procesos de diagnóstico, estabilización, digitalización y catalogación de la colección, así como su inclusión en un repositorio digital. Sus principales objetivos son la preservación, organización, acceso y difusión de los materiales. A continuación presentaremos en qué consiste cada uno de estos procesos.

El proyecto inicial fue el de “Digitalización, catalogación y documentación del archivo fotográfico” (aún en proceso). Éste comenzó a partir de que los materiales fueron llevados al área de acervos siguiendo las siguientes fases:

Diagnóstico. Se llevó a cabo el diagnóstico de la colección, con la finalidad de identificar el estado de conservación de los materiales, así como su dimensión. A partir de los resultados obtenidos fueron definidos los procedimientos a seguir, el tiempo de ejecución, así como la identificación de los recursos (materiales y humanos) necesarios para la realización del proyecto.

Estabilización. Se incluyeron en esta fase los procesos de limpieza, montaje, etiquetado y resguardado del material en cajas especiales, así como la elaboración de su registro documental y fotográfico. Es importante mencionar que en esta etapa sólo se llevaron a cabo intervenciones menores del material; no se realizaron procesos de restauración mayores. Sin embargo, se identificó que debido al buen estado de conservación de la colección, únicamente una pequeña cantidad de materiales lo requerirán.

Digitalización. Es el proceso de conversión de un documento físico a uno digital para su lectura en soportes electrónicos, haciendo uso de algún tipo de escáner específico. Se decidió llevar a cabo la digitalización de todas las imágenes teniendo en cuenta principalmente dos objetivos: la preservación y el acceso. Para la preservación se hizo un negativo digital de cada uno de los materiales y se resguardaron en un sistema de almacenamiento especial para ello. En cuanto al acceso, se realizaron copias optimizadas para la web en formatos JPG y PDF para su posterior inclusión en un repositorio. La definición de la calidad y resolución de las imágenes se hizo a partir de las características propias de cada una de ellas (soporte, características físicas y estado de conservación).

Catalogación. El proceso de catalogación consiste en la descripción y documentación de las imágenes a partir de la información existente en el propio archivo, además de la inclusión tanto de imágenes como de la información en un repositorio digital. El proceso de catalogación se lleva a cabo a partir de estándares internacionales y la información es ingresada en Dspace, un software de código abierto diseñado por el Massachusetts Institute of Technology y Hewlett-Packard, utilizado para la implementación de repositorios digitales. De esta manera, se hace posible la consulta y acceso remoto a los diversos recursos que conforman la colección.

Resultados y situación actual. Hasta la fecha, un poco más del 95% de la colección fotográfica ha sido estabilizada y digitalizada, y aunque la catalogación es un proceso más lento debido a su naturaleza, el repositorio cuenta ya con una cantidad considerable de registros que en breve podrán ser consultados; sin embargo, es importante mencionar que, en conjunto, cada uno de los procesos por los que ya ha pasado la colección y la gestión de la misma con Dspace, han permitido una mejor organización, control, mantenimiento, manejo, acceso, compartimiento y preservación de ésta.

Además, este proyecto ha permitido identificar pautas para la organización de otras colecciones de la biblioteca e identificar necesidades específicas de preservación de las mismas. Como respuesta a esto fue implementado el repositorio digital, mencionado anteriormente y fue construida una bóveda climatizada, la cual estuvo planeada, diseñada y construida por manos oaxaqueñas con base en estándares internacionales, buscando tener una adecuada aplicación de las políticas de conservación y preservación, identificadas a partir de necesidades particulares.

A manera de reflexión es posible mencionar que, llevar a cabo un proyecto “integral” como éste, implica una considerable inversión de dinero, tiempo y esfuerzo; sin embargo, las ventajas que se pueden obtener son múltiples, principalmente las relacionadas con los beneficios que obtienen los usuarios. En este sentido, es importante que los bibliotecarios, responsables de gestionar las unidades de información, encontremos en estos procesos formas diferentes de difundir y generar conocimiento, y que busquemos formas de trabajo colaborativas que permitan compartir y explotar los recursos, conocimientos y experiencias que se van adquiriendo en el camino del ser bibliotecario.

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